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地籍清理

屏東縣各地政事務所地籍資料庫管理要點
 

中華民國89年8月19日屏府地籍字第132802號函訂頒
中華民國100年6月30日屏府地籍字第1000172531號函修訂

 

一、屏東縣政府(以下簡稱本府)為利地籍資料庫之管理,依據土地登記規則第二十三條規定訂定本要點。

二、各地政事務所應設置地籍資料庫,地籍資料庫之設置以一處為原則,其因廳舍建築或業務需要得分別設置,但仍應依照本要點之規定管理。地籍資料庫應存放下列資料:

(一)土地及建物登記資料:包括土地及建築改良物登記簿、土地及家屋台帳、日據時期不動產土地、建物登記簿、土地或建物第一次登記之收件簿、申請書及附件、土地及建物登記收件簿、申請書及附件、土地登記簿縮影異動檔銷號管制簿、補正及駁回通知書稿、電子作業後登記收件清冊、權利書狀核發清冊、權利書狀專用紙張管制清冊、日據時期登記申請書、光復後共同擔保目錄、地籍卡、土地登記卡、歸戶卡、土地繳驗憑證申報書、批次列印地籍整理清冊、批次產製之地籍整理清冊檔案、土地及建物異動清冊、土地及建物異動索引表、地籍資料異動檔、地籍異動索引檔、每日異動資料備援檔、操作系統程式備援檔、應用系統程式備援檔、資料庫完整備援檔、收件檔、補正駁回檔、辦理情形檔、電子處理作業建檔資料更正簽辦單。

(二)土地及建物測量資料:包括地籍正、副圖、地籍藍曬圖及藍曬底圖、土地複丈圖、建物測量圖、建物測量成果圖、土地複丈、建物測量申請書及收件簿、地籍調查表及各種清冊、控制點成果圖冊及都市計畫樁成果圖冊。

(三)地價資料:包括地價冊、已申報之地價申報書、地價異動清冊(含索引)、地價建檔清冊、地價資料清冊(上線後第一次列印)、地價區段勘查紀錄表、(重新)規定地價有關簿冊、各年平均地權土地地價(現值)評議表、地價區段圖及地價評議圖、地價分佈圖、各年公告土地現值表、各年公告地價表、公告土地現值異動清冊、公告土地現值區段地價表、重新規定地價公告地價區段地價表、土地現值申報書、土地現值申報書副聯收文簿、計算組異動清冊(含索引)、分割合併地價改算通知書、宗地資料建檔輸入表、宗地資料異動(輸入)表、宗地地價計算清冊、買賣實例調查估價表、區段地價估價報告表、區段號區段價(路線價)輸入表、區段號與地號對照清冊、區段調整新舊區段地價資料對照輸入表、地籍異動通知書。

(四)各項謄本申請書及其收件簿:包括登記簿謄本、地價謄本、地籍圖及建物測量成果圖謄本之申請書、閱覽申請書及謄本收件簿。

(五)地權資料:包括私有耕地放領清冊、私有耕地徵收清冊、私有耕地保留免徵清冊、私有耕地複查表、公私有土地放領清冊、業主戶地調查表、附帶徵收放領清冊。

(六)地用資料:包括國有森林用地解除後調查表、國有森林用地解除後調查圖、非都市土地使用編定清冊、非都市土地使用異動清冊、非都市土地使用分區圖、非都市土地使用編定圖、非都市土地使用各類統計表、國土利用現況調查表、國土利用現況調查圖、非都市土地使用分區調整編定清冊、非都市土地使用編定檢討成果圖。

(七)其他重要地籍資料。
前項一至六款依其類別按年份及收件號順序編訂成冊後歸檔,並編造管理清冊,在未依規定銷毀前,均應列入移交。

三、第二點所列各款資料之保存年限規定詳如附件一。

四、地籍資料經電子處理後批次列印之地籍整理清冊,應依段別、地建號順序加裝封面裝訂保管之;異動清冊則應依時間順序加裝封面裝訂保管之,並製作地籍異動索引將時間與地號連結,以便利異動清冊之查詢。

五、每日所用之空白權利書狀用紙號數應逐日依序登載於書狀用紙管理簿(如附件二),並由領用人員與管理人員蓋章。

六、空白權利書狀應按月清點,並將清點結果列表(如附件三)於次月五日以前呈報主任核定;空白權利書狀如有遺失或遭竊,管理人員除立即報告單位主管及主任外,應將遺失或遭竊之空白權利書狀號碼列管查考。作廢之權利書狀應按月清點,並將清點結果列表(如附件三)於次月五日以前送請本府核備後,依規定程序銷燬。

七、管理人員應隨時注意登記簿冊頁之完整,如發現用紙脫落,應隨即裝訂妥善,對使用不當者應予糾正。登記簿用紙損壞不堪使用者,應依土地登記規則第二十三條規定辦理。

八、登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十一條規定情事外,應永久妥善保存,不得攜離地政事務所。登記簿如需攜離資料庫,應填寫調用單(如附件四)依規定向管理人員調用,調用時間不得逾二小時,並限於下班前全部歸還,如有逾限,管理人員應即追查。

九、地籍正、副圖及藍曬底圖之訂正,或複丈圖之查對或描繪及地籍調查表之調閱,以在地籍資料庫內辦理為原則,如需調離資料庫,應以調用單向管理人員調用,其調用辦法與登記簿之調用同。

十、各地政事務所應備一份藍晒圖或地籍副圖,專供人民或其他機關人員申請閱覽之用;閱覽時應於指定地點為之,並不得吸煙及描繪或有污損圖面之情事,違者管理人員應停止其閱覽。

十一、各地政事務所之地籍資料庫應設專人管理,其人員之選派應以編制內優秀人員擔任,並得視業務情況調派適當人員協助之。資料庫管理人員應隨時注意門禁,嚴守圖簿不離庫之規定。

十二、地籍資料庫之管理,應由地籍資料庫管理人員全權負責,調閱地籍資料應依規定程序辦理,其不依規定調閱者,地籍資料庫管理人員得隨時制止之,如不服制止,應即簽報主管課長及主任處理。

十三、地籍資料庫設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備,並嚴禁煙火,不得存放易燃、易爆物品,平時應注意保持整潔、通風,以確保地籍資料之安全。

十四、地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入,於入口或適當地點應設置私人物品存放處,供工作人員放置物品。

十五、資料庫應設置資料查閱處,並得提供鉛筆供抄錄資料需要時使用,嚴禁持用鋼筆或原子筆進入資料庫。

十六、除下列人員外,其他人員不得進入資料庫:
(一)在資料庫內之作業人員及其主管人員。
(二)經業務主管准許之本所其他因公需進入資料庫人員。
(三)各公務機關派遣閱覽登記簿或地籍資料之人員。
(四)上級人員巡查業務或經主任准許進入參觀之來賓。

前項第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。第三款人員應執其服務單位之文件並佩帶識別證,經管理人員核對身分相符予以登記後(如附件五),始得進入資料庫,並由管理人員提供所需資料於指定地點閱覽或描繪,完畢應將調閱資料交還管理人員點收,不得擅自取放。第二款人員須持直屬課長以上主管派遣單(如附件六),經管理人員辦理登記(如附件五)手續,始得進入資料庫。

十七、管理人員每天下班時應全面檢視資料庫門窗並親自加鎖。非上班時間使用地籍資料庫應簽請機關首長核准,資料庫備用鑰匙應由專人保管,非經事先簽准不得啟用,遇有偶發緊急狀況啟用,事後應簽報。

十八、地籍資料庫內存放之地籍資料,應於每年三、六、九、十二月月底進行總清查一次,並將清查結果(如附件七、八)陳報本府備查。

十九、地籍資料庫管理人員清點或清查地籍資料,應於每日下班後或非辦公時間加班辦理,以免影響業務之正常進行。

二十、地籍資料庫管理人員之服務成績應由主管課長隨時考核紀錄,作為年終考績之參考,如負責盡職者應從優考核,如管理有缺失或不盡職之情形,各級主管應負連帶責任,遇有具體優劣事蹟者,並得隨時獎懲。

二十一、經整理造冊後,逾保管年限或毋需再保管之檔案,由各地政事務所編造銷燬清冊(如附件九),於銷燬後報本府備查。但應選擇字跡清晰之各類型檔案各五宗,妥為裝訂保管,以供參考。

二十二、各地政事務所繕造銷燬清冊時,如發現檔案有遺失者,應另繕造遺失清冊(如附件十),並查明責任一併陳報本府核辦。

二十三、檔案銷燬應依規定處理,並由政風人員或其兼任人員監燬。

二十四、檔案銷燬清冊應依年次裝訂成冊,併同有關管理清冊,妥為管理並列入移交,以備查考。