一、勞動基準法為保障勞雇關係成立後相關權利義務之最低標準，故強制雇主備置勞工名卡、工資清冊及出勤紀錄並依法保存，係為勞動基準法第7條、第23條第2項、第30條第5項及第6項所明定。前述皆保存5年。
二、「勞工名卡」為記載勞工之相關基本資料，以達僱傭關係之專屬性原則，依勞動基準法第7條規定：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。」。
三、「工資清冊」為據勞務對價性原則，依勞動基準法第23條第2項規定：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。…」，需詳細記載勞工提供勞務所獲工資之項目。
四、「出勤紀錄」目的在能確實計算勞工每日工作時間，並作為核算勞工工資之具體依據。依勞動基準法第30條第5項及第6項規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」，規定之出勤紀錄無一定之形式，然所謂「置備」係指準備該等出勤紀錄，處於得隨時供檢視及利用之狀態，為避免勞資雙方對於計算工作之起訖時間發生爭議，出勤紀錄不得僅以小時為單位，應實際記載至分鐘數。